Az előző cikkemre reagálva, egy olvasóm, Mária eszembe juttatott egy másik jó módszert, amit még gyorsan meg szeretnék osztani veletek. A módszer Stephen Covey-tól származik, és amolyan általános érvényű hogyan állítsuk fontossági sorrendbe a tennivalóinkat gyorselemzésre szolgál. A szépsége azonban az egyszerűségében rejlik. Megpróbálom röviden leírni, és látni fogjátok, hogy ez rengeteget segíthet az időbeosztásotok optimalizálásában.

Covey lényegében két nagyon egyszerű kritérium alapján osztja fel a feladatokat, mégpedig a szerint, hogy valami fontos vagy nem fontos, illetve sürgős vagy nem sürgős. Vagyis a fontosság és a sürgősség játszik szerepet abban, hogy mely feladatokat tesszük előre. Ugyanakkor, mielőtt azt mondanád, hogy természetesen fontos és sürgős feladatokat kell megcsinálni, előbb olvasd végig, hogy melyik tevékenység/feladat melyik helyre tartozik.

Ebben a felosztásban ugyanis vannak fontos és sürgős, fontos és nem sürgős, nem fontos és sürgős, illetve nem fontos és nem sürgős feladatok is, a feladataink pedig ezek valamelyikébe tartozik az alábbiak szerint:

 

 

Tehát most vegyük sorra, hogy melyik tevékenység alá mit kell sorolni. Amint ezt látod, azonnal látni fogod, hogy milyen egyszerű lesz ez alapján beosztani az idődet.

Mielőtt átnéznénk ezeket, csak röviden leírnám, hogy tiszta legyen, hogy mit is jelent a fontos és a sürgős. Ami fontos, az olyan eredményhez vezet, ami összhangban van a vágyaiddal és a céljaiddal. Ha például számodra fontos, hogy egészségesen élj, hogy lefogyj, stb., akkor fontosak mindazon dolgok, amelyek ezt segítik elő (edzés, táplálkozás, napi 7-8 óra alvás, stb.). A sürgős dolog pedig minden, ami azonnali figyelmet igényel.

 

Az I. tevékenység

Ide tartozik minden olyan dolog, ami fontos is és sürgős is. Sok olyan levelet kaptam már, hogy két hét múlva lesz az osztálytalálkozóm, és szeretnék lefogyni 15 kilót. Ez egy ilyen dolog lenne. Ugyanígy a munkahelyeden a határidős munkák is ide tartoznak, vagy ha hirtelen felüti magát egy probléma, amit azonnal meg kell oldani. Tavaly vagy két és fél hónapig nem válaszolt az akkori ügyfélszolgálatosom a levelekre. Ezt úgy tudtam meg, hogy kaptam néhány nem túl hízelgő levelet. Ekkor ennek a megoldása hirtelen nagyon sürgős és fontos lett.

Csak gondolj bele, hogy az itt leírt helyzetek milyenek és milyen lelkiállapotba visznek. Igen, igen: az ide tartozó tevékenységek mind stresszesek, frusztrációval telik. Egy biztos, hogy nem ezek vezetnek az egészséges életmódhoz, mégis, sokan úgy rendezik a dolgaikat, hogy itt legyen a tevékenységük nagy része. Az életük egy szüntelen rohanás, válságkezelés, mindig mindent azonnal ott kell megoldani.

Mivel a sürgősség kényszer, ezért általában mi reagálunk az élet eseményeire, és nem a mi kezünkben van az irányítás. Ha tehát szeretnél jó minőségű életet élni, akkor figyelned kell, hogy a lehető legkevesebbet kelljen ilyen feladatok megoldásán időznöd.

 

A II. tevékenység

A legjobb itt tartózkodni, hiszen itt olyan tevékenységeket végzel, amelyek a célodhoz segítenek, ám nincs állandó rohanás. Ide tartozik például az is, hogy rendszeresen eddzél. Fontos, hiszen az segít a célodhoz, ám nem sürgős, hiszen bármi is a célod vele, biztosan nem úgy kell hozzáállni, hogy ezt tegnapra szeretném elérni.

Tudod: amit évek vagy évtizedek alatt híztál, azt nem lehet ám két hét alatt leadni. De ide tartozik a tartalmas kikapcsolódás is. Az olyan kikapcsolódás, ami nem egyszerűen „kikapcsol” (mint pl. a passzív tévézés), hanem egyben inspirál és feltölt. Ez lehet kirándulás, tollas, evezés, sakkmeccsek, társasjátékozás, lehet sok minden, mindenkinek az ízlése alapján.

Ha ez alapján szervezed az életedet és az időbeosztásodat, akkor kevés lesz a stressz, miközben te irányítod az életedet. Bár az optimális az lenne, hogy minden időnket itt tölthessük, természetesen ilyen nincs, de azért törekedni kell rá.

 

A III. tevékenység

A nem fontos és sürgős dolgok rendkívül alattomosak, mert sokszor elhitetik veled, hogy ezek fontosak és sürgősek. Ilyen lehet például a napi levelezésed kényszeres nézegetése, egy bejövő telefonhívás, stb. Általában ezek a dolgok azért tűnnek sürgősnek, mert valaki másnak sürgősek.

Például délután felhív a szomszédban lakó nővéred/barátod/barátnőd/stb., hogy „Oh, annyi dolgom van, és el akartam menni a boltba, de így már nincs időm, és megtennéd-e, hogy elmész nekem és veszel XYZ-t?” Ez sokak fejében hirtelen fontosnak és sürgősnek tűnik. Természetesen lehet segíteni valakinek, de egészséges mértéket kell tartani, és a saját fontos tevékenységeinket nem szabad elodázni valaki más sürgős tevékenységéért.

Tehát lesz, amikor ilyen esetekben meg kell tanulnunk nemet mondani, ellenkező esetben mások osztják majd be a mi időnket! Nem szabad olyan tevékenységekre pocsékolni a drága idődet, amelyek ide tartoznak, tehát ezektől szabadulni kell!

Még egyszer mondom, ez nem azt jelenti, hogy nem segíthetsz valakinek, de vedd észre, hogy valaki más akar rendelkezni az időddel. Akkor add neki oda, ha éppen neked is akad, és természetesen, ha ellenkező esetben hasonlóképpen számíthatnál rá!

 

A IV. tevékenység

Na, itt van minden, ami se nem fontos, se nem sürgős. Vagyis minden olyan dolog, ami csak rabolja az idődet. Természetesen munkakörtől és hobbitól függően ilyen lehet a hírolvasás, a netezgetés, a tévézés, telefonálgatások, trécselgetés, stb.

Mindnyájan vagyunk ebben a negyedben is, ám ezektől is érdemes a lehető leghamarabb megszabadulni. Gyanítom, hogy már csak ha megszabadulsz az itteni tevékenységeid zömétől, rengeteg időd lesz, amit tartalmas kikapcsolódással és természetesen mozgással, edzéssel tölthetsz.

 

Mert ne feledjük, hogy a legeredményesebb bármiben akkor tudsz lenni, ha van jövőképed (tudod, hogy mi felé haladsz), nem viszed túlzásba (egyensúlyt tartasz fent), a kezedben marad az irányítás (tehát a II. negyedbeli tevékenységekre összpontosítva osztod be az idődet), hiszen így találkozol majd a legkevesebb stresszel és a legtöbb örömmel a végrehajtás közben. Ha tetszett, ezt az egyszerű módszert is alkalmazhatod a helyes időbeosztásod megteremtésére és így biztosan lesz majd időd edzeni. :-) Sok sikert!

 

Szép napot,
Szűcs Ildikó
EdzésMester

 

Ez a cikk szerzői jogvédelem alatt áll! Másolása, módosítása, egyéb fórumokon való – részben, vagy egészben történő – közzététele nem engedélyezett! Ha szeretnéd megosztani másokkal, ezen oldal linkje közzétehető.